ગુજરાત વહીવટી સુધારણા પંચ દ્વારા સરકારને બેઠક અંગેની માર્ગદર્શિકા લાગુ કરવા અંગે ભલામણ કરવામાં આવેલ હતી. હવે સામાન્ય વહીવટ વિભાગે (ચ્છઢ) પરિપત્ર જાહેર કર્યો છે, જેમાં અપવાદરૂપ સંજોગો સિવાય સરકારી વિભાગોની મીટિંગ એક કલાકથી વધુ નહીં કરવાની સૂચના અપાઇ છે. યોગ્ય વ્યવસ્થાપન માટે તમામ બેઠકો ત્રણ દિવસ પહેલા નક્કી કરવાની રહેશે.
મીટિંગ પહેલા, મીટિંગ દરમિયાન અને મીટિંગ પછીની માર્ગદર્શિકા બહાર પાડવામાં આવી છે. સરકારે વિધાનસભામાં આપેલી માહિતી મુજબ, નવેમ્બર ૨૦૨૦થી ઓક્ટોબર ૨૦૨૩ દરમિયાન સરકારી વિભાગોએ મંત્રીઓના કાર્યાલય ખાતે સરકારી બેઠકોમાં અને મુલાકાતીઓના ચા-પાણી, હળવા નાસ્તા, ભોજન પાછળ ૨.૧૪ કરોડ ખર્ચ કર્યો હતો.
સરકારના વિભાગોમાં મીટિંગ દરમિયાન થતા ટાઈમ પાસને અટકાવવા માટે અને ચર્ચા અને નિર્ણયોનો ચોક્કસ સમય મર્યાદામાં અમલ કરવામાં આવે તેની જવાબદારી નક્કી કરવામાં આવશે. ઉલ્લેખનીય છે કે વહીવટી સુધારણા પંચે ૨૦૨૫ની ૨૫ માર્ચે સરકાર સમક્ષ પ્રથમ અહેવાલ રજૂ કર્યો હતો. જેમાં વહીવટી સુધારણા માટે વિવિધ ભલામણો કરવામાં આવી હતી. બેઠકની કાર્યક્ષમતા, પ્રભાવશીલતા અને જાહેર વહીવટમાં અસરકારકતા લાવવા માટે ચોક્કસ દિશાનિર્દેશો કરવામાં આવ્યા હતા. જે સૂચનો કરાયા હતા એમાં સરકારી બેઠકમાં માત્ર આમંત્રિતો જ સામેલ થઈ શકે એવી ભલામણ પણ સામેલ છે.
મીટિંગ માટેના ત્રણ તબક્કાની માર્ગદર્શિકા
૧. મીટિંગ પહેલા: ખાસ કિસ્સા સિવાય ૩ દિવસ પહેલા મીટિંગનું આયોજન કરવું. બહારગામના અધિકારીઓને વર્ચ્યુઅલી જોડાવવાનું રહેશે. બેઠકનો સમય, સ્થળ, મુદ્દા અગાઉથી આપવા. અપવાદરૂપ સિવાય મીટિંગ એક કલાકમાં પૂર્ણ કરવી.
૨.મીટિંગ દરમિયાન: બેઠકની ૫ મિનિટ પહેલા હાજર થવાનું રહેશે.
અગાઉની બેઠક અંગેની માહિતી પણ આપવાની રહેશે. બેઠકમાં સભ્યોએ ભાગ લઈને સૂચનો આપવાના રહેશે. અધ્યક્ષે દરેક મુદ્દાની છણાવટ કરવાની રહેશે..
૩. મીટિંગ પૂરી થયા બાદઃ અધ્યક્ષે મિનિટ ઓફ મીટિંગ(મીટિંગના મુખ્ય મુદ્દા) ૨૪ કલાકની અંદર પહોંચાડવાની રહેશે. બેઠકનો સમય, મુદ્દાઓ, નિર્ણયો, સમયમર્યાદા અને નિર્ણયોના અમલ માટે ચોક્કસ જવાબદારી સોંપવાની રહેશે.
સામાજિક ન્યાય વિભાગ દ્વારા સૌથી ૩૫ લાખ ખર્ચ
ગુજરાતના ૧૮ સરકારી વિભાગે મંત્રીઓના કાર્યાલય ખાતે સરકારી બેઠકોમાં અને મુલાકાતીઓના ચા-પાણી, હળવા નાસ્તા, ભોજન પાછળ ૨.૧૪ કરોડ ખર્ચ કર્યો હતો. મંત્રીઓના કાર્યાયલના આ બિલોની ચૂકવણી વિવિધ કેટરર્સ અને કેન્ટીનને કરવામાં આવી હતી. ત્રણ વર્ષમાં સૌથી વધુ ૩૪.૮૫ લાખના બિલોની ચૂકવણી સામાજિક ન્યાય અને અધિકારીતા વિભાગ દ્વારા કરવામાં આવી હતી. ૨૦૨૨માં જ ૧ કરોડથી વધુ ખર્ચ મંત્રીઓ દ્વારા કરવામાં આવ્યો હતો.