સરકારી કચેરીઓમાં, રાજ્યના સચિવાલયોમાં, પોલીસ મુખ્યાલયો કે અન્ય નિયામક કચેરીઓમાં જ્યારે પણ કોઈ સામાન્ય નાગરિક પોતાની ફરિયાદ કે રજૂઆત લઈને જાય છે ત્યારે મોટાભાગે એક જ સ્ટાન્ડર્ડ જવાબ સાંભળવા મળે છે કે ‘સાહેબ મીટિંગમાં છે’. આ પ્રથા સામાન્ય જનતા માટે તો મોટી સમસ્યા છે જ, પરંતુ કેન્દ્ર સરકારના સ્તરે પણ એવો ફીડબેક મળ્યો છે કે લાંબી, કંટાળાજનક, નિરર્થક અને દિશાહીન બેઠકોના કારણે માત્ર સમયનો બગાડ થાય છે.
ગુડ ગવર્નન્સ (સુશાસન)ને શાસનનો મુખ્ય સ્તંભ માનતી સરકારે હવે આવી દિશાહીન બેઠકો પર લગામ લગાવવા માટે કેન્દ્ર અને રાજ્યો માટે નવી ગાઈડલાઈન જાહેર કરી છે.
કેન્દ્રીય કેબિનેટ સચિવ ટીવી સોમનાથને દેશના તમામ સચિવો, રાજ્યોના મુખ્ય સચિવો અને પોલીસ મહાનિર્દેશકો (ડીજીપી)ને પત્ર લખીને આ નવી ગાઈડલાઈનનું ચુસ્તપણે પાલન કરવાનો નિર્દેશ આપ્યો છે. આ નવી માર્ગદર્શિકાનો મુખ્ય ઉદ્દેશ્ય સરકારી મીટિંગોને ટૂંકી, પ્રભાવશાળી અને વધુ પરિણામલક્ષી બનાવવાનો છે. ગાઈડલાઈનમાં સ્પષ્ટપણે જણાવાયું છે કે કોઈપણ સરકારી મીટિંગ એક કલાકથી વધુ સમય ન ચાલવી જોઈએ અને બેઠક પૂરી થયાના બે-ત્રણ દિવસમાં જ તેની મિનિટ્સ (નોંધ) જાહેર થઈ જવી જોઈએ.
નવી માર્ગદર્શિકા અંતર્ગત મીટિંગોના આયોજન માટે કેટલાક મહત્વપૂર્ણ નિયમો નક્કી કરવામાં આવ્યા છે. સૌપ્રથમ, બેઠક બોલાવતા પહેલાં તેનો ઉદ્દેશ્ય અને એજન્ડા એકદમ સ્પષ્ટ હોવો જોઈએ જેથી અધિકારીઓ પૂરી તૈયારી સાથે આવી શકે. જો કોઈ બાબતનો ઉકેલ ઇમેલ, ફોન કે મેસેજ દ્વારા આવી શકતો હોય, તો તેના માટે બેઠક બોલાવવાનું ટાળવું જોઈએ. આ ઉપરાંત, મીટિંગમાં માત્ર નિર્ણય લેનારા અને તેના અમલીકરણ સાથે જોડાયેલા સીમિત અધિકારીઓને જ બોલાવવાના રહેશે. સામાન્ય મીટિંગ ૨૦ થી ૫૦ મિનિટ સુધીની જ રાખવી અને દરેક વક્તાનો બોલવાનો સમય તથા હાજરી અગાઉથી નક્કી હોવી જોઈએ.
આ માર્ગદર્શિકામાં અધિકારીઓની કાર્યશૈલી અને મીટિંગના માહોલને લઈને પણ વિશેષ સૂચનો આપવામાં આવ્યા છે. શક્ય હોય ત્યાં સુધી રજાના આગલા કે પછીના દિવસે મીટિંગ રાખવાનું ટાળવું અને મીટિંગ દરમિયાન મોબાઈલ કે ઈમેલ ચેક કરવા પર પ્રતિબંધ રહેશે. મીટિંગનો માહોલ હળવો રાખવો જોઈએ જેથી તાબાના કર્મચારીઓ (અધિનસ્થો) પણ કોઈપણ ડર વગર પોતાના વિચારો અને કાઉન્ટર વ્યુ રજૂ કરી શકે.
કેબિનેટ સેક્રેટરી ટીવી સોમનાથને અધિકારીઓને આત્મચિંતન કરવાની સલાહ આપતા જણાવ્યું છે કે, સિવિલ સેવાના અધિકારીઓ ઘણીવાર જૂના ઢાંચા પર કામ કરતા રહીને પાયાની સાવચેતીઓ ભૂલી જાય છે. અધિકારીઓએ એ સુનિશ્ચિત કરવું જોઈએ કે તેમનો કરિયર ગ્રાફ ‘૩૦ વર્ષનો વાસ્તવિક અનુભવ’ બને, નહીં કે ‘એક જ વર્ષના અનુભવનું ૩૦ વખત પુનરાવર્તન’. નિયમિત કાર્યો ભલે કંટાળાજનક લાગે પરંતુ તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ હોય છે. વહીવટી તંત્રમાં સુધારા માટે સચિવાલય સમય-સમય પર આવી જરૂરી ગાઈડલાઈન જાહેર કરતું રહેશે.